Trial Balance Mapping คืออะไร?
จับคู่บัญชีจากงบทดลองก่อนทำงบการเงินอย่างไร

Trial Balance (งบทดลอง) คืออะไร

งบทดลองคือรายการยอดคงเหลือของทุกบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภท ณ วันใดวันหนึ่ง ใช้ตรวจว่ายอดเดบิตรวมเท่ากับยอดเครดิตรวม และเป็นข้อมูลตั้งต้นของการจัดทำงบการเงินและงานสอบบัญชี งบทดลองที่ส่งออกจากโปรแกรมบัญชีมักมีข้อมูลเหล่านี้

• Account Codeรหัสบัญชีตามผังบัญชีของลูกค้า
• Account Nameชื่อบัญชีที่ลูกค้าตั้งเอง
• Debit / Creditยอดด้านเดบิตหรือเครดิตของแต่ละบัญชี
• Balanceยอดคงเหลือ ณ วันสิ้นรอบบัญชี

รหัสบัญชีและชื่อบัญชีเป็นของลูกค้าแต่ละราย แต่ละกิจการตั้งผังบัญชีไม่เหมือนกัน จึงไม่จำเป็นต้องตรงกับโครงสร้างที่ใช้วิเคราะห์หรือจัดทำงบการเงินโดยตรง ก่อนนำไปใช้ต่อต้องมีขั้นที่บอกว่าแต่ละบัญชีควรไปอยู่ตรงไหน

Trial Balance Mapping คืออะไร

Trial Balance Mapping หรือการ Mapping บัญชี คือการเชื่อมแต่ละบัญชีจากงบทดลองเข้ากับหมวดหรือโครงสร้างที่ต้องนำไปใช้ต่อ เช่น รายการในงบการเงิน เมื่อจับคู่แล้ว ยอดของหลายบัญชีที่อยู่รายการเดียวกันจะรวมเป็นตัวเลขเดียวในงบ

• 110101เงินสดในมือเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด
• 110201เงินฝากธนาคารเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด
• 120101ลูกหนี้การค้าลูกหนี้การค้าและลูกหนี้หมุนเวียนอื่น
• 410101รายได้จากการขายรายได้จากการขายและการให้บริการ

ในตัวอย่างนี้ เงินสดในมือและเงินฝากธนาคารจับคู่กับรายการเดียวกัน ยอดของสองบัญชีจึงรวมเป็น “เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด” ในงบแสดงฐานะการเงิน ชื่อรายการด้านขวาเป็นรายการในงบการเงินตามแม่แบบของ AuditDesk

Grouping กับ Mapping ต่างกันอย่างไร

สรุปสั้น ๆ Grouping เป็นแนวคิดว่าบัญชีใดควรอยู่ด้วยกัน ส่วน Mapping เป็นการกำหนดว่าแต่ละบัญชีเชื่อมไปอยู่ตรงไหนในโครงสร้างถัดไป

ใน AuditDesk เป็นอย่างไร

AuditDesk ไม่มีขั้น Grouping แยกต่างหาก ในแท็บจับคู่บัญชี ผู้ใช้ Mapping แต่ละบัญชีโดยเลือก “รายการในงบการเงิน” ให้บัญชีนั้น เมื่อหลายบัญชีถูก Mapping ไปยังรายการในงบการเงินเดียวกัน ยอดของบัญชีเหล่านั้นจึงถูกนำไปรวมในรายการนั้น

รายการในงบการเงินมาจากแม่แบบของระบบ และแต่ละรายการอยู่ในหมวดของงบ เช่น สินทรัพย์หมุนเวียนหรือรายได้ ผู้ใช้เพิ่มรายการในแม่แบบเองไม่ได้

Mapping อยู่ตรงไหนใน Audit Workflow

ขั้น Mapping อยู่ระหว่างงบทดลองกับรายการปรับปรุง ถ้าบัญชีจับคู่ไม่ครบหรือไม่ถูก ตัวเลขในทุกขั้นถัดไปก็จะคลาดตามไปด้วย

1. ขั้นที่ 1

   Trial Balance

   งบทดลอง

2. ขั้นที่ 2

   Mapping

   จับคู่บัญชี

3. ขั้นที่ 3

   AJE / PAJE

   รายการปรับปรุง

4. ขั้นที่ 4

   Financial Statements

   งบการเงิน

5. ขั้นที่ 5

   Notes

   หมายเหตุประกอบงบ

6. ขั้นที่ 6

   Review

   สอบทาน

Mapping ช่วยให้ข้อมูลจากงบทดลองนำไปใช้ต่อได้อย่างเป็นระบบ รายการปรับปรุงลงที่บัญชี งบการเงินรวมยอดตามรายการที่จับคู่ไว้ หมายเหตุอ้างอิงตัวเลขจากงบ และผู้สอบทานเห็นข้อมูลชุดเดียวกัน

การจับคู่บัญชีเป็นการจัดข้อมูลตัวเลข ไม่ใช่กระดาษทำการ วิธีการตรวจสอบ หลักฐาน และข้อสรุปยังเป็นงานของผู้สอบบัญชี อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระดาษทำการสอบบัญชี

ปัญหาที่พบบ่อยเวลา Mapping

• 1ชื่อบัญชีต่างกัน แต่ความหมายใกล้กันเช่น “เงินฝากออมทรัพย์” กับ “บัญชีธนาคาร” ต้องอ่านชื่อและดูรหัสบัญชีประกอบก่อนตัดสินว่าควรอยู่รายการเดียวกันหรือไม่
• 2มี Account Code ใหม่ลูกค้าเปิดบัญชีใหม่ระหว่างปี บัญชีนี้ยังไม่เคยจับคู่ ถ้าไม่มีใครสังเกต ยอดอาจไม่ถูกนำไปรวมในงบ
• 3ลูกค้าเปลี่ยน Chart of Accountsเมื่อเปลี่ยนโปรแกรมบัญชีหรือจัดผังบัญชีใหม่ รหัสเดิมอาจหายไปและมีรหัสชุดใหม่ที่ต้องจับคู่ใหม่
• 4มีบัญชีที่ยังไม่ได้ Mappingบัญชีที่มียอดแต่ยังไม่จับคู่ทำให้ตัวเลขในงบไม่ครบ และอาจไม่ถูกพบจนถึงขั้นตรวจงบ
• 5ปีใหม่ต้องกลับมาจัดข้อมูลเดิมถ้าการจับคู่อยู่ในไฟล์ของปีก่อน ต้องคัดลอกมาใช้และไล่ตรวจว่าไม่มีบัญชีตกหล่นทุกปี

บัญชีรหัสเดิม ไม่จำเป็นต้องเริ่ม Mapping ใหม่ทุกครั้ง

ใน AuditDesk การจับคู่บัญชีถูกจำไว้กับลูกค้ารายนั้นตามรหัสบัญชี เมื่อนำเข้างบทดลองปีถัดไป บัญชีที่ใช้ Account Code เดิมจึงนำการจับคู่เดิมมาใช้ต่อได้

การจับคู่ที่ยกมาช่วยลดงานซ้ำ แต่ไม่ได้แปลว่าถูกต้องสำหรับทุกปี ผู้ใช้ยังควรทบทวนก่อนนำข้อมูลไปใช้ต่อ และเนื่องจากการจับคู่ผูกกับลูกค้าไม่ได้แยกตามปี การแก้การจับคู่ของรหัสบัญชีหนึ่งจะมีผลกับงานทุกปีของลูกค้ารายนั้น

AuditDesk ช่วยจัดขั้น Mapping อย่างไร

ระบบจัดการงานสอบบัญชี AuditDesk วางขั้น Mapping ไว้ใน Workflow เดียวกับงานส่วนอื่น แต่ละขั้นเป็นแท็บในงานสอบบัญชีของลูกค้า

1. 01

   Import Trial Balance

   นำเข้างบทดลองจากไฟล์ Excel (.xlsx) หรือ CSV ระบบช่วยหาคอลัมน์รหัสบัญชี ชื่อบัญชี และยอดเงิน ผู้ใช้ปรับเองได้ นำเข้าหลายปีหลายไฟล์พร้อมกันได้

2. 02

   Mapping บัญชี

   ในแท็บจับคู่บัญชี ผู้ใช้เลือกรายการในงบการเงินให้แต่ละบัญชี บัญชีที่เลือกรายการเดียวกันจะรวมยอดในรายการนั้น ระบบแนะนำจากชื่อและหมวดรหัสบัญชีให้กดใช้ได้ แต่ไม่บันทึกเองจนกว่าผู้ใช้จะยืนยัน

3. 03

   ตรวจบัญชีใหม่ / ยังไม่ Mapping

   บัญชีรหัสเดิมใช้การจับคู่ที่จำไว้กับลูกค้ารายนั้น ส่วนบัญชีที่ยังไม่จับคู่แสดงในตัวกรอง “ยังไม่จับคู่” ให้ผู้ใช้ตรวจสอบและจัดการ

4. 04

   AJE / PAJE

   บันทึกรายการปรับปรุง AJE ที่มีผลต่องบ และ PAJE ที่สรุปเทียบกับความมีสาระสำคัญให้ผู้สอบบัญชีพิจารณา

5. 05

   Financial Statements & Notes

   งบการเงินคำนวณจากงบทดลองหลังปรับปรุงตามการจับคู่ หมายเหตุใช้ข้อมูลที่เชื่อมกับงบในงานเดียวกัน ผู้สอบบัญชียังตรวจทานและแก้ไขได้

6. 06

   Review

   ผู้สอบทานบันทึกข้อสังเกตแยกตามส่วนของงาน รวมถึงการจับคู่บัญชี และลงนามตามลำดับ ผู้จัดทำ → ผู้สอบทาน → ผู้สอบบัญชี

ถ้ายังมีบัญชีที่มียอดแต่ไม่ได้จับคู่ แท็บงบการเงินจะแจ้งเตือนว่าตัวเลขอาจไม่ครบ และรายการตรวจก่อนออกรายงานจะไม่ผ่านจนกว่าจะจัดการครบ ระบบช่วยให้เห็นสิ่งที่ยังค้าง ส่วนการพิจารณาว่าการจับคู่เหมาะสมหรือไม่ยังเป็นของผู้สอบบัญชี

คำถามที่พบบ่อย