จัดงานสอบบัญชีตั้งแต่งบทดลองถึงรายงานในระบบเดียว

กระดาษทำการสอบบัญชีคืออะไร

กระดาษทำการสอบบัญชี (Audit Working Paper) คือเอกสารหรือบันทึกที่ผู้สอบบัญชีจัดทำหรือรวบรวมระหว่างปฏิบัติงาน เพื่อแสดงว่างานสอบบัญชีทำอย่างไร ได้ข้อมูลอะไรมา และสรุปอย่างไร ผู้สอบทานหรือผู้ที่เข้ามาดูงานภายหลังควรอ่านแล้วเข้าใจเรื่องราวของงานได้โดยไม่ต้องถามผู้จัดทำซ้ำ

กระดาษทำการบันทึกสิ่งเหล่านี้

• วิธีการตรวจสอบตรวจอะไร ด้วยวิธีใด เพื่อวัตถุประสงค์อะไร
• หลักฐานเอกสารและข้อมูลที่ได้มา พร้อมแหล่งที่มา
• การคำนวณตัวเลขที่ตรวจหรือคำนวณซ้ำ และการเทียบยอดกับบัญชี
• ข้อสรุปผลที่พบและข้อสรุปของผู้สอบบัญชีในแต่ละรายการ
• ร่องรอยการสอบทานใครจัดทำ ใครสอบทาน เมื่อใด และมีข้อสังเกตอะไรบ้าง

กระดาษทำการหนึ่งแผ่นมักประกอบด้วยอะไร

รูปแบบไม่มีข้อกำหนดตายตัวและขึ้นกับวิจารณญาณของผู้สอบบัญชีตามขนาดและความซับซ้อนของงาน แต่แนวปฏิบัติทั่วไปมักแบ่งเป็นสามส่วน

ส่วนหัว

ชื่อสำนักงาน ชื่อลูกค้า รอบบัญชี และชื่อรายการหรือบัญชีที่ตรวจ

ส่วนเนื้อหา

วัตถุประสงค์ วิธีที่ใช้ ผลที่พบ แหล่งข้อมูล ดัชนีอ้างอิง (index) ที่โยงไปยังกระดาษทำการและงบการเงินที่เกี่ยวข้อง เครื่องหมายที่ใช้ตรวจ (tick mark) พร้อมคำอธิบาย และข้อสรุป

ส่วนท้าย

ผู้จัดทำและวันที่ ผู้สอบทานและวันที่สอบทาน

ในภาพรวม เอกสารของงานสอบบัญชีมักแยกเป็นแฟ้มถาวร (Permanent file) ที่เก็บข้อมูลลูกค้าซึ่งใช้ต่อเนื่องหลายปี เช่น ข้อบังคับบริษัทและสัญญาสำคัญ กับแฟ้มปัจจุบัน (Current file) ที่เก็บงานของรอบบัญชีนั้น เช่น งบทดลอง รายการปรับปรุง และบันทึกข้อสรุปรายการ

กระดาษทำการมีทั้งที่ผู้สอบบัญชีจัดทำเอง และที่ได้รับจากลูกค้าหรือบุคคลภายนอก ซึ่งผู้สอบบัญชีต้องพิจารณาความเหมาะสมก่อนนำมาใช้เป็นหลักฐาน

ผู้สอบบัญชีและทีมงานเป็นผู้จัดทำ ตรวจสอบ และรับผิดชอบกระดาษทำการ ไม่ว่าจะเก็บในรูปแบบใด เครื่องมือช่วยจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลได้ แต่ไม่ได้โอนความรับผิดชอบนี้ไปจากผู้สอบบัญชี

คำว่า “กระดาษทำการ” ยังใช้เรียก Worksheet ของงานบัญชี ซึ่งเป็นตารางหลายช่องสำหรับปรับปรุงรายการก่อนจัดทำงบการเงิน หน้านี้หมายถึงกระดาษทำการของผู้สอบบัญชี (Audit Working Paper) เป็นหลัก

เรื่องเอกสารหลักฐานการสอบบัญชี ดูรายละเอียดได้ในมาตรฐานการสอบบัญชี รหัส 230 หน้านี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อความเข้าใจเท่านั้น ไม่ใช่การตีความมาตรฐาน และ AuditDesk ไม่ได้รับรองหรือรับประกันว่าการใช้งานเป็นไปตามมาตรฐาน ผู้สอบบัญชีต้องอ่านมาตรฐานฉบับจริงและใช้ดุลยพินิจของตนเอง

ทำไมการจัดการข้อมูลงานสอบบัญชียากขึ้นเมื่องานเยอะ

Excel ยืดหยุ่นและหลายสำนักงานใช้ทำงานได้ดี ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ตัวโปรแกรม แต่อยู่ที่การเชื่อมข้อมูลระหว่างไฟล์เมื่อจำนวนลูกค้าและจำนวนไฟล์เพิ่มขึ้น ไม่ใช่ทุกสำนักงานเจอปัญหาเหมือนกัน แต่ในงานที่แยกข้อมูลไว้หลายไฟล์ มักพบสถานการณ์เหล่านี้

• งบทดลองอยู่ในไฟล์ Excel ไฟล์หนึ่งปีก่อนและปีนี้อาจอยู่คนละไฟล์ ต้องเปิดเทียบกันเอง
• การจับคู่บัญชีอยู่อีกไฟล์ปีถัดไปต้องคัดลอกหรือจับคู่ใหม่ และตรวจว่าไม่มีบัญชีตกหล่น
• รายการปรับปรุงอยู่ที่อื่นเมื่อเพิ่มหรือแก้รายการ ต้องไล่อัปเดตไฟล์ที่เกี่ยวข้องให้ตรงกัน
• งบการเงินอยู่ในไฟล์แยกต้องตรวจว่ายอดในงบตรงกับงบทดลองหลังปรับปรุงทุกครั้งที่ตัวเลขเปลี่ยน
• หมายเหตุประกอบงบอัปเดตด้วยมือตัวเลขในหมายเหตุต้องตามแก้ให้ตรงกับงบ
• ข้อสังเกตของผู้สอบทานติดตามยากข้อสังเกตอยู่ในอีเมล แชต หรือกระดาษโน้ต ไม่ผูกกับส่วนของงานที่เกี่ยวข้อง

แต่ละจุดแก้ได้ด้วยวินัยและเทมเพลตที่ดี ส่วนซอฟต์แวร์ช่วยลดงานติดตามซ้ำ ๆ ด้วยการให้ข้อมูลชุดเดียวเชื่อมกันตลอดทาง

ลำดับงานจากงบทดลองถึงรายงาน

สำหรับงานสอบบัญชีที่เริ่มจากงบทดลองของลูกค้า ข้อมูลตัวเลขมักไหลผ่านขั้นตอนต่อไปนี้ แต่ละขั้นใช้ผลจากขั้นก่อนหน้า ถ้าตัวเลขต้นทางเปลี่ยน ขั้นถัดไปก็ต้องเปลี่ยนตาม

1. 1

   งบทดลอง (Trial Balance)

   รับงบทดลองจากลูกค้าและตรวจว่าเดบิตเครดิตสมดุล

2. 2

   จับคู่บัญชี (Account Mapping)

   จับคู่แต่ละบัญชีกับรายการในงบการเงิน เป็นฐานของการจัดทำงบการเงินและการวิเคราะห์ตามรายการในงบ

3. 3

   รายการปรับปรุง (AJE / PAJE)

   บันทึกรายการปรับปรุงที่บันทึกแล้ว (AJE) และที่ยังไม่ได้บันทึก (PAJE)

4. 4

   ข้อมูลประกอบการสรุปผล (Supporting information)

   ความมีสาระสำคัญ วิเคราะห์เปรียบเทียบ ยืนยันยอดธนาคาร และข้อมูลที่ผู้สอบบัญชีใช้ประกอบการสรุปผลแต่ละรายการ

5. 5

   งบการเงิน (Financial Statements)

   จัดทำงบจากงบทดลองหลังปรับปรุงและตรวจว่างบสมดุล

6. 6

   หมายเหตุประกอบงบการเงิน (Notes)

   จัดทำและตรวจว่าตัวเลขในหมายเหตุตรงกับงบ

7. 7

   สอบทาน (Review)

   ผู้สอบทานอ่านงาน ให้ข้อสังเกต และติดตามจนแก้ไขครบ

8. 8

   เตรียมรายงาน (Report preparation)

   ตรวจความครบถ้วนก่อนออกรายงานผู้สอบบัญชีและลงนาม

ขั้นจับคู่บัญชี (Mapping) อธิบายละเอียดใน Trial Balance Mapping คืออะไร

AuditDesk ช่วยให้ลำดับงานนี้เชื่อมต่อกันอย่างไร

AuditDesk เป็นเว็บแอปช่วยจัด Audit Workflow ออกแบบให้ทั้งแปดขั้นข้างต้นอยู่ในงานเดียวกัน แต่ละขั้นเป็นแท็บในงานสอบบัญชีของลูกค้า ได้แก่ งบทดลอง จับคู่บัญชี รายการปรับปรุง ยืนยันยอด งบการเงิน หมายเหตุ รายงานผู้สอบบัญชี และสอบทาน

AuditDesk ไม่ได้สร้างกระดาษทำการสอบบัญชีให้ และไม่ได้ทำหน้าที่แทนผู้สอบบัญชี

ตัวอย่าง: เมื่อต้องเพิ่มรายการปรับปรุงหนึ่งรายการ

AuditDesk เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างงบการเงินและหมายเหตุจากข้อมูลในระบบเดียวกัน แต่ผู้สอบบัญชียังต้องตรวจทานหมายเหตุ รวมถึงข้อความและตัวเลขที่พิมพ์หรือแก้เอง ให้สอดคล้องกับงบการเงินและหลักฐาน

ฟังก์ชันที่ช่วยจัด Workflow งานสอบบัญชี

จัดตามหน้าที่ในงานสอบบัญชี ไม่ใช่รายการฟีเจอร์ทั้งหมด

ดูภาพรวมฟีเจอร์และแพ็กเกจได้ที่ หน้าแรกของ AuditDesk

การสอบทานและการทำงานร่วมกัน

งานสอบบัญชีที่ดีต้องให้ผู้สอบทานติดตามงานได้ AuditDesk แยกหน้าที่ตามบทบาท จากผู้จัดทำ ผู้สอบทาน ไปจนถึงผู้สอบบัญชีที่ลงนามอนุมัติ ทุกคนในทีมทำงานบนเว็บและเห็นเวอร์ชันล่าสุดชุดเดียวกัน

• ข้อสังเกตผูกกับส่วนของงาน ข้อสังเกตของผู้สอบทานระบุได้ว่าเกี่ยวกับงบทดลอง การจับคู่บัญชี รายการปรับปรุง งบการเงิน หมายเหตุ หรือรายงาน มีสถานะค้างหรือแก้ไขแล้ว และมีคำตอบจากผู้จัดทำ
• ลงนามตามบทบาท ผู้จัดทำ ผู้สอบทาน และผู้สอบบัญชีลงนามในระบบ
• ประวัติการใช้งาน สำนักงานดูรายการที่ผู้ใช้ทำในระบบได้ในหน้าประวัติการใช้งาน ว่าใครทำอะไรและเมื่อใด

AI ช่วยสอบทานงบ เป็นผู้ช่วย ไม่ใช่ผู้ตัดสิน

ในแท็บสอบทานงบ AI AuditDesk ใช้ AI ช่วยอ่านงบการเงินและชี้ข้อสังเกตที่ควรตรวจ เช่น ยอดที่เปลี่ยนไปมากเมื่อเทียบกับปีก่อน หรือบัญชีที่ควรมีแต่ไม่พบ แต่ละข้อสังเกตมีระดับความสำคัญและรายการเอกสารที่อาจขอเพิ่มจากลูกค้า ผู้สอบบัญชีเลือกรับหรือไม่รับแต่ละข้อได้

คำถามที่พบบ่อย